Coordenador(a) de Propostas, Documentações e Acervo Técnico

O(A) Coordenador(a) de Propostas, Documentações e Acervo Técnico é responsável por atuar

de forma estratégica em todo o processo de elaboração de propostas técnicas e comerciais, bem

como a gestão dos documentos institucionais, habilitatórios, técnicos e do acervo técnico da

empresa, assegurando a conformidade com os requisitos dos clientes, dos editais e dos padrões

internos. Atuar como elo entre as áreas técnica, comercial e administrativa, garantindo a excelência

na entrega das propostas, a organização documental e o fortalecimento do acervo técnico,

contribuindo para a competitividade da empresa no mercado.

Responsabilidades:

Gestão de Propostas técnicas e Comerciais:

• Coordenar o processo de elaboração de propostas técnicas e comerciais, garantindo aderência aos requisitos dos clientes, editais e demandas de mercado;
• Definir cronogramas de elaboração das propostas, distribuindo tarefas entre os membros da equipe e monitorando os prazos;
• Assegurar a qualidade técnica, clareza, padronização, coerência e organização dos conteúdos das propostas;
• Realizar análise crítica dos termos de referência, editais, RFPs e requisitos dos clientes, orientando a equipe sobre os pontos de atenção;
• Atuar em conjunto com as áreas técnica, administrativa, financeira e jurídica para compor as propostas com informações precisas e completas;
• Supervisionar a montagem dos dossiês, anexos e documentação de habilitação exigida em processos licitatórios e propostas privadas;
• Validar e aprovar as propostas antes do envio, zelando pela aderência técnica, estética, padronização e conformidade legal;
• Garantir que todas as propostas estejam devidamente arquivadas e registradas nos sistemas internos da empresa.

Gestão de Oportunidades Comerciais:

• Gerenciar toda a documentação institucional, jurídica, fiscal, técnica e operacional da empresa, mantendo-a atualizada, organizada e pronta para utilização em processos comerciais;
• Acompanhar a vigência de certidões, registros, atestados e demais documentos, planejando suas renovações ou atualizações junto às áreas responsáveis;
• Assegurar que toda a documentação de habilitação, tanto para processos públicos quanto privados, esteja disponível e atualizada, mitigando riscos de inabilitação;
• Implantar e supervisionar procedimentos e controles para organização do acervo documental, tanto físico quanto digital;
• Atuar em conformidade com legislações aplicáveis, normas técnicas e políticas internas.

Gestão do Acervo Técnico:

• Coordenar o processo de gestão do acervo técnico da empresa, incluindo a organização, catalogação e manutenção dos atestados técnicos, contratos executados, laudos, relatórios e registros;
• Validar os atestados técnicos, verificando aderência, conformidade e correção das informações, bem como sua aplicabilidade em processos futuros;
• Trabalhar em conjunto com as áreas técnicas e de produção para garantir que os registros das entregas dos projetos estejam completos e organizados para geração de novos atestados;
• Desenvolver e manter atualizado o banco de dados do acervo técnico, garantindo acessibilidade, rastreabilidade e segurança das informações;
• Atuar no fortalecimento do acervo como diferencial competitivo em licitações e propostas.

Gestão de Equipe e Processos:

• Liderar, desenvolver e supervisionar a equipe de analistas e assistentes do setor;
• Promover treinamentos, capacitações e desenvolvimento contínuo da equipe, garantindo excelência nas entregas;
• Definir, implementar e monitorar procedimentos, fluxos de trabalho, padrões e checklists operacionais, visando a organização, produtividade e qualidade dos processos;
• Promover a melhoria contínua dos processos, estimulando o uso de tecnologia, automação e boas práticas na gestão de propostas e documentos;
• Realizar a gestão de desempenho da equipe, com acompanhamento de metas, feedbacks e desenvolvimento individual.

Relacionamento Interdepartamental e Suporte Estratégico:

• Atuar em forte integração com as áreas de Inteligência e Oportunidades, Comunicação e Relacionamento, Técnica, Jurídica, dministrativa e Financeira;
• Participar de reuniões estratégicas da área de Mercado, trazendo informações sobre andamento das propostas, status de documentações e atualizações do acervo técnico;
• Oferecer suporte à diretoria e liderança na preparação de dossiês, apresentações e materiais institucionais que envolvam a comprovação de experiência ou capacidade técnica da empresa.

Requisitos: 

• Graduação completa em Arquitetura e Urbanismo, Engenharia, Administração, Gestão de Projetos, Direito, Comunicação ou áreas correlatas;
• Vivência em análise e interpretação de editais, RFPs, processos licitatórios (públicos e privados) e relacionamento interdepartamental com áreas como técnica, jurídica, financeira, compliance e comercial;
• Conhecimento sólido em normas, legislações e processos de licitações econtratos administrativos;
• Proficiência intermediária/avançada em Excel, Word, PowerPoint e ferramentas de produtividade.